Ffordd well

1. Dechrau gyda phobl, nid datrysiadau

Cyn dylunio polisi neu weithredu technoleg, mae angen inni ddeall y broblem – a’r bobl sy’n cael eu heffeithio ganddi.

Mae hynny’n golygu mynd i lygad y ffynnon. Yn hytrach na dibynnu ar ragdybiaethau ac arolygon, mae angen i ni:

• arsylwi ymddygiadau go iawn
• mapio teithiau gwasanaeth llawn o’r dechrau i’r diwedd
• deall anghenion ac amcanion pobl, a’r cyd-destun o’u cwmpas

Mae hyn yn ein helpu i ganolbwyntio ar ganlyniadau, nid atebion sydd wedi’u penderfynu ymlaen llaw. Dyma sut rydym yn dylunio gwasanaethau sy’n gweithio ar draws ffiniau sefydliadol, yn lleihau cymhlethdod y gellir ei osgoi, ac yn lleihau gwallau costus.

Drwy ddeall bywydau cymhleth pobl Cymru yn iawn, gallwn ddylunio gwasanaethau sy’n pontio’r cynigion tameidiog ar draws awdurdodau lleol, llywodraeth ganolog a’r GIG.

Mae hyn yn osgoi gwastraffu amser ac arian yn dylunio neu’n adeiladu atebion nad ydynt yn cael eu defnyddio – neu’n waeth, yn creu problemau mwy yn y pen draw.

Drwy ddylunio gwasanaethau o amgylch anghenion defnyddwyr, gall staff ganolbwyntio eu hymdrechion lle bydd hynny’n gwneud y gwahaniaeth mwyaf.

---

2. Trefnu o amgylch timau amlddisgyblaethol

Nid yw trawsnewidiad yn digwydd mewn dogfennau na chynlluniau – mae’n digwydd mewn timau.

Mae cyflawni digidol llwyddiannus yn dibynnu ar dimau bach, amlddisgyblaethol sy’n dwyn ynghyd:

• dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr
• dealltwriaeth o bolisi a gwaith
• llywodraethu gwybodaeth, mewnwelediad caffael a chyfreithiol
• meddalwedd a seilwaith modern, ar arbenigedd cysylltiedig

Y timau hyn yw’r uned gyflawni. Maent yn gweithio drwy iteru, hynny yw ailadrodd a gwella, drwy ddysgu’n gyflym, a chan addasu i newid. Maen nhw wedi’u grymuso i wneud penderfyniadau drwy gydol oes y gwasanaeth – ac yn atebol am ganlyniadau, nid dim ond allbynnau.

Mae’r dull hwn yn herio’r gweithio ar wahân, o’r brig i lawr, sy’n arferol yn y sector cyhoeddus. Mae’n helpu timau i weithio’n gyflymach ac yn fwy effeithlon drwy gael gwared ar rwystrau a chreu dealltwriaeth gyffredin.

Wrth i anghenion y gwasanaeth esblygu, felly hefyd y tîm. Ond mae’r buddsoddiad mewn pobl, gwybodaeth ac ymddiriedaeth yn parhau – gan gefnogi cynnydd hirdymor.

---

3. Profi, dysgu ac addasu

Mae gwasanaethau’r llywodraeth yn gymhleth. Nid yw pobl bob amser yn ymddwyn fel y disgwylir - mae bywyd yn flêr, ac mae blaenoriaethau’n newid.

Dyna pam mae dull profi a dysgu yn bwysig. Yn lle blynyddoedd o gasglu gofynion, caffael, a chreu atebion rhy fawr sy’n cyrraedd yn hwyr, sy’n mynd dros y gyllideb, neu sydd ddim yn cyrraedd o gwbl - mae timau’n dechrau’n fach.

Maent yn canolbwyntio ar yr anghenion mwyaf, yn profi rhagdybiaethau peryglus, ac yn cyflawni gwelliannau mewn camau bach. Mae hyn yn lleihau costau ac ansicrwydd wrth fynd, gan ryddhau gwerth yn gyflym i’r cyhoedd.

Mae’r dull hwn:

• yn amlygu ‘pwyntiau poen’ yn gynnar
• yn lleihau’r risgiau o ran cyflawni a chostau
• yn osgoi methiannau drudfawr
• yn darparu gwell gwerth am arian dros amser

Mae hyn i gyd yn meithrin ymddiriedaeth a hyder dros amser, i ddefnyddwyr a’r llywodraeth fel ei gilydd.

---

4. Gweithio yn agored

Mae gweithio yn yr awyr agored yn golygu dangos eich gwaith wrth iddo ddigwydd.

Mae hyn yn cynnwys:

• rhannu diweddariadau’n rheolaidd
• cyhoeddi ymchwil a phrototeipiau cynnar
• bod yn onest ynglŷn â beth sy’n gweithio a beth sydd ddim

Mae agoredrwydd yn meithrin ymddiriedaeth gyda defnyddwyr, rhanddeiliaid a phartneriaid cyflawni. Mae’n gwella llywodraethu, yn gwneud dibyniaethau’n weladwy, ac yn helpu i gynnal gwybodaeth ar draws timau.

Mae hefyd yn creu momentwm ar gyfer ysgogi newid. Po fwyaf y gall pobl weld y stori, y mwyaf y gallant ei chefnogi a pharhau â’r gwaith.

---

5. Perchenogi ac adeiladu’r seilwaith digidol

Heddiw, gall timau sefydlu seilwaith mewn eiliadau, adeiladu prototeipiau mewn munudau, a chyfuno offer profedig i greu gwasanaethau cymhleth mewn wythnosau.

Ac eto yng Nghymru, rydym yn dal i ddibynnu gormod ar allanoli ac ar gwmnïau technoleg mawr o dramor, gan, yn aml, roi ein holl wasanaethau allweddol gyda dim ond un cyflenwr. Mae hynny’n beryglus: gall prisiau godi, gellir diffodd gwasanaethau heb rybudd, a bydd ein systemau pwysicaf yn dod yn fwy agored i ymosodiadau seiber difrifol.

Y dewis arall yw adeiladu gyda Seilwaith Cyhoeddus Digidol modern ac offer ffynhonnell agored. Blociau adeiladu y gellir eu hailddefnyddio yw’r rhain a gynlluniwyd ar gyfer defnyddioldeb, hygyrchedd a graddfa. Er enghraifft:

• GOV.UK ‘Notify’ a ‘Pay’
• Pecyn Prototeipio’r GIG
• Y Llwyfan Hunaniaeth Ffynhonnell Agored Modiwlaidd (MOSIP, sef ‘Modular Open Source Identity Platform’)
• OpenEyes (cofnod claf electronig ar gyfer Opthalmoleg)
• OpenFn (platfform awtomeiddio llif gwaith)

Mae symud o brynu i adeiladu yn gofyn am sgiliau modern fel peirianneg cwmwl, trefniadaeth seilwaith a datblygu meddalwedd. Ond mae’n talu ar ei ganfed. Mae’n rhoi mwy o reolaeth i wasanaethau cyhoeddus, yn lleihau sefyllfaoedd gwastraffus o fod yn sownd gyda darparwr, ac yn creu cyfleoedd i gyflenwyr llai, mwy ystwyth – gan gynnwys cwmnïau o Gymru – gyfrannu.

Gall agor y ddarpariaeth technoleg gwasanaethau cyhoeddus chwarae rhan gref yn y broses o dyfu economi Cymru, cadw talent yng Nghymru a manteisio ar ein prifysgolion, ein clwstwr seiber cryf, a’n sector fintech bywiog.

Mae adeiladu gyda Seilwaith Cyhoeddus Digidol yn helpu llywodraethau i symud yn gyflymach, parhau i wario’n lleol, ac aros yn wydn ac yn sofran wrth fodloni disgwyliadau pobl.