Un o’r prif resymau pam mae newid yn y sector cyhoeddus yn methu yw rhywbeth syml iawn.

Yn aml, mae datrysiadau’n cael eu penderfynu cyn deall y broblem yn iawn.

Cyhoeddir rhaglen newydd. Gwneir ymrwymiad polisi. Prynir technoleg. Yna, gofynnir i dimau ei rhoi ar waith.

Dim ond wedyn mae’r cwestiynau anodd yn codi:

  • A fydd pobl yn defnyddio hyn mewn gwirionedd?
  • Ydy hyn yn ffitio gyda sut mae gwasanaethau’n gweithio o ddydd i ddydd?
  • Pa rwystrau sydd i staff?
  • Beth sy’n digwydd ar draws taith lawn y gwasanaeth?
  • Ydyn ni wedi datrys y broblem iawn?

Erbyn hynny, mae newid cyfeiriad yn ddrud ac yn anodd yn wleidyddol. Rydym yn parhau i fuddsoddi mewn rhywbeth oherwydd yr amser a’r ymdrech sydd eisoes wedi mynd iddo.

Mae sicrwydd yn rhy gynnar yn creu risg

Mae gwasanaethau cyhoeddus yn gweithredu mewn amgylcheddau cymhleth.

Mae bywydau pobl yn flêr. Mae anghenion yn gorgyffwrdd. Mae systemau’n rhyngweithio mewn ffyrdd sydd yn aml yn anweledig nes bod y gwaith cyflwyno’n dechrau.

Ond mae llawer o brosesau’r sector cyhoeddus yn dal i wobrwyo sicrwydd ymlaen llaw:

  • cynlluniau caeedig
  • gofynion wedi’u penderfynu ymlaen llaw
  • amserlenni anhyblyg
  • rhagdybiaethau ffug

Mae hynny’n creu pwysau i symud yn gyflym at ddatrysiadau cyn deall digon.

Fel arfer mae’r bwriad yn dda: mae Gweinidogion eisiau cynnydd, mae sefydliadau eisiau eglurder, ac mae timau eisiau lleihau ansicrwydd.

Ond mae gormod o sicrwydd yn rhy gynnar yn aml yn creu mwy o risg, nid llai. Mae’n creu’r argraff o gynnydd — ac wedyn rydym yn talu’r pris yn nes ymlaen gyda gwasanaethau nad ydynt yn gweithio i’r cyhoedd, targedau sy’n cael eu methu, ac atebion drud i staff weithio o’u cwmpas.

Mae deall y broblem yn iawn yn arbed arian

Nid yw dechrau gyda’r broblem yn arafu’r gwaith cyflwyno.

Mae’n helpu i osgoi gwastraffu amser ac arian yn datrys y peth anghywir.

Dyma lle mae dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn bwysig. Nid fel ymarfer brandio neu rywbeth sy’n cael ei ychwanegu ar y diwedd, ond fel ffordd ymarferol o leihau risg wrth gyflwyno gwasanaethau.

Mae ymchwil dda yn helpu timau i ddeall:

  • lle mae pobl yn cael trafferth
  • lle mae gwasanaethau’n methu
  • beth sy’n creu galw y gellir ei osgoi
  • lle mae staff yn profi rhwystredigaeth
  • pa ragdybiaethau sy’n anghywir

Weithiau mae’r canfyddiadau’n fach ond yn bwerus.

Llythyr cliriach. Ffurflen symlach. Gwell gwybodaeth am apwyntiadau. Llai o gamau mewn proses.

Gall y newidiadau hyn gael effaith weithredol sylweddol ar raddfa fawr.

Pan ailgynlluniodd dylunwyr cynnwys yn Iechyd a Gofal Digidol Cymru lythyrau brechlyn Covid o ddwy dudalen ddwy-ochr i un, fe wnaethant leihau costau argraffu, gan wneud y wybodaeth yn haws ei deall ar yr un pryd. Mae newid bach i un rhyngweithiad yn gallu bod yn sylweddol pan gaiff ei ailadrodd ar draws system iechyd gyfan. Mae’r ailgynllunio yn arbed 4 ceiniog fesul llythyr, ac os ydyn nhw’n cyfateb i nifer y llythyrau a anfonwyd y llynedd, mae hynny’n arbediad o £41,599.48.

Gall cyfathrebu cliriach hefyd leihau galwadau dilynol, dryswch ac apwyntiadau a gollir. Mae’r gwerth yn cronni dros amser.

Mae pobl yn profi gwasanaethau fel un daith gyfan

Un her mewn llywodraeth yw bod gwasanaethau’n aml yn cael eu dylunio yn ôl strwythur sefydliadol, nid yn ôl profiad pobl.

Mae timau’n canolbwyntio ar eu rhan nhw o’r broses: eu hadran, eu maes polisi, eu system.

Ond mae pobl yn profi gwasanaethau’n wahanol.

Maent yn profi’r daith gyfan:

  • dod o hyd i wybodaeth
  • deall beth i’w wneud
  • profi eu cymhwystra
  • mynychu apwyntiadau
  • ailadrodd gwybodaeth
  • symud rhwng sefydliadau

Dyma lle mae cymhlethdod cudd yn aml yn ymddangos.

Gall proses sy’n gwneud synnwyr yn fewnol deimlo’n dameidiog ac yn flinedig i’r cyhoedd o hyd.

Mae dechrau gyda phrofiadau go iawn yn helpu i ddatgelu’r bylchau hyn yn gynnar.

Mae staff rheng flaen yn aml yn gwybod lle mae’r problemau

Mae rhai o’r mewnwelediadau gweithredol gorau eisoes yn bodoli o fewn gwasanaethau cyhoeddus.

Mae staff rheng flaen yn gweld yn rheolaidd:

  • lle mae pobl yn mynd yn sownd
  • pa brosesau sy’n creu rhwystredigaeth
  • lle mae systemau’n dyblygu gwaith
  • beth sy’n creu galw y gellir ei osgoi

Tynnodd menter ddiweddar Rheolau Gwirion y Comisiwn Bevan sylw clir at hyn. Nododd cannoedd o staff brosesau bob dydd, arferion a rhwystrau gweinyddol sy’n gwastraffu amser ac yn gwneud gofal yn anos i’w ddarparu. Nid methiannau polisi mawr oedd llawer o’r enghreifftiau, ond rhwystredigaethau gweithredol bach sy’n cael eu hailadrodd bob dydd ar draws y system.

Ond yn rhy aml, mae’r mewnwelediad hwn yn cyrraedd yn hwyr yn y broses, ar ôl i benderfyniadau allweddol gael eu gwneud eisoes.

Mae dulliau cyflwyno modern yn dod â pholisi, staff gweithredol, ymchwilwyr, dylunwyr a thimau digidol at ei gilydd yn llawer cynharach. Mae’r ddealltwriaeth gyffredin honno’n helpu sefydliadau i wneud penderfyniadau gwell cyn ymrwymo llawer o amser ac arian.

Mae gan Gymru gyfle i wneud penderfyniadau gwell yn gynharach

Un o’r pethau mwyaf gwerthfawr y gall llywodraethau ei wneud yw creu lle i ddeall problemau’n iawn cyn ymrwymo llawer o amser ac arian i ddatrysiadau.

Mae hynny’n golygu:

  • ymchwilio i brofiadau go iawn
  • profi’r rhagdybiaethau mwyaf peryglus yn gynnar
  • deall pwysau gweithredol
  • nodi risgiau cyn ehangu newid
  • gwella gwasanaethau’n raddol yn hytrach nag aros i raglenni mawr ddod i ben

Mae’r dulliau hyn yn helpu sefydliadau i ddysgu’n gyflymach ac i leihau camgymeriadau costus yn nes ymlaen.

Nid yw dechrau gyda’r broblem yn lleihau uchelgais. Mae’n cynyddu’r siawns o gyflwyno newid sy’n gweithio yn ymarferol.

Yn rhy aml, mae polisi’n cael ei ddatblygu ymhell oddi wrth y bobl sy’n darparu ac yn defnyddio gwasanaethau, gyda realiti gweithredol ond yn dod yn weladwy ar ôl i’r gwaith gweithredu ddechrau. Erbyn hynny, mae gwneud newidiadau sylfaenol yn arafach, yn ddrutach ac yn anos yn wleidyddol.

Man cychwyn syml yw hwn: cyn lansio menter newydd, gofynnwch pa dystiolaeth sydd fod y broblem wedi’i deall yn iawn — nid yn unig yn wleidyddol, ond yn weithredol o safbwynt y bobl sy’n rhedeg ac yn defnyddio’r gwasanaeth.

Yn aml, y ddealltwriaeth honno yw’r gwahaniaeth rhwng newid sy’n swnio’n dda ar bapur a newid sy’n gwella bywydau pobl.