Gyda llywodraeth newydd a mandad newydd i greu newid, mae angen i Gymru wneud pethau’n wahanol dros y misoedd nesaf er mwyn sicrhau newid y bydd y cyhoedd yn ei deimlo.

Mae’r llywodraeth wedi etifeddu heriau sylweddol: pwysau ar y GIG, galw cynyddol am wasanaethau lleol, cyllidebau tynnach a disgwyliadau cynyddol gan y cyhoedd.

Ond mae hefyd wedi etifeddu rhywbeth arall: y cyfle i ailfeddwl ac ail-osod sut mae llywodraeth yn gweithio.

Am flynyddoedd, mae diwygio gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru wedi canolbwyntio’n bennaf ar beth ddylai llywodraeth ei ddarparu: tai, iechyd, gofal, trafnidiaeth.

Mae llawer llai o sylw wedi’i roi i sut mae newid yn cael ei gyflawni.

Mae hynny’n bwysicach nag erioed erbyn hyn.

Mae angen dull modern o gyflawni ar Gymru

Ar draws y sector cyhoeddus, mae llawer o sefydliadau’n dal i weithio mewn ffyrdd a gafodd eu cynllunio ar gyfer cyfnod gwahanol.

Mae rhaglenni mawr yn cymryd blynyddoedd i’w cynllunio a’u caffael cyn i unrhyw beth gyrraedd y cyhoedd. Mae timau’n gweithio mewn seilos. Mae technoleg yn cael ei phrynu cyn deall y broblem yn iawn. Mae gwahanol sefydliadau’n datrys yr un problemau ar wahân.

Y canlyniad yw’r un hen stori:

  • gwasanaethau sy’n anodd eu defnyddio
  • dyblygu rhwng sefydliadau
  • systemau sy’n ddrud i’w newid
  • staff rheng flaen yn dibynnu ar atebion dros dro i gadw pethau i fynd

Mae gan Gymru bobl dalentog ac ymroddedig yn gweithio ar draws llywodraeth, cynghorau, byrddau iechyd a chyrff cyhoeddus.

Ond y broblem yw bod llawer o dimau’n gweithio o fewn systemau sy’n gwneud cyflawni da yn anos nag y dylai fod.

Does ond angen edrych ar sefydliadau eraill fel Government Digital Service (GDS) a chyfarwyddiaeth ddigidol Llywodraeth yr Alban am ysbrydoliaeth.

Cafodd gwasanaethau fel GOV.UK Notify a GOV.UK Pay eu hadeiladu fel seilwaith cyhoeddus a rennir, y gallai sawl tîm a sefydliad ei ailddefnyddio, yn hytrach na bod pob adran yn prynu neu adeiladu systemau ar wahân o’r newydd. Fe wnaeth hynny leihau dyblygu, gwella cysondeb a helpu timau i ddarparu gwasanaethau’n gyflymach.

Gallai’r un ffordd o feddwl helpu Cymru i leihau gwastraff a chydweithio’n fwy effeithiol ar draws gwasanaethau cyhoeddus.

Mae cyflawni gwael yn creu costau cudd

Pan mae gwasanaethau’n ddryslyd, mae angen mwy o gymorth ar bobl i’w defnyddio.

Pan nad yw systemau’n cysylltu, mae staff yn gorfod treulio amser yn ailfewnbynnu gwybodaeth â llaw.

Pan gaiff polisi ei ddatblygu heb ddeall realiti gweithredol, mae timau rheng flaen yn etifeddu cymhlethdod sy’n dod yn ddrud i’w reoli yn nes ymlaen.

Anaml mae’r costau hyn yn ymddangos yn glir mewn taenlenni neu achosion busnes. Ond maen nhw’n cronni ar draws y system.

Mae aneffeithlonrwydd bach, sy’n cael eu hailadrodd filoedd neu filiynau o weithiau, yn troi’n bwysau ariannol mawr.

Mae atebion dros dro yn creu costau cudd hefyd. Pan nad yw systemau’n gallu rhannu gwybodaeth sylfaenol, mae staff yn cael eu gorfodi i ddefnyddio prosesau llaw dim ond i gadw gwasanaethau i redeg.

Mewn gofal cymdeithasol, mae gweithwyr yn aml yn treulio oriau’n cysylltu â darparwyr i ddod o hyd i leoedd sydd ar gael, deall costau neu wirio cymhwystra gan nad oes platfform ddata gyffredin yn bodoli. Mae’r atebion dros dro hyn yn gwastraffu amser, yn oedi cymorth, yn rhwystredig i ddefnyddwyr a staff, ac yn creu costau sydd prin yn weladwy.

Dros amser, mae pobl yn ymddiswyddo i systemau y mae pawb yn gwybod eu bod wedi torri, ond nad oes neb yn disgwyl eu gwella.

Efallai mai’r gost gudd fwyaf yw bod cyflawni gwael yn atal pobl rhag profi manteision bwriedig polisi o gwbl — gan danseilio ymddiriedaeth mewn gwasanaethau cyhoeddus ac arweinyddiaeth wleidyddol.

Dyna pam mae cyflawni yn bwysig.

Mae ffyrdd gwell o weithio eisoes yn bodoli

Nid yw hyn yn ymwneud â dilyn ffasiynau nac mewnforio syniadau nad ydynt yn addas i Gymru.

Mae dulliau mwy modern o ddarparu gwasanaethau eisoes wedi’u sefydlu’n dda mewn sefydliadau cyhoeddus llwyddiannus ledled y byd.

Timau bach amlddisgyblaethol. Gwelliant parhaus. Dylunio o amgylch anghenion defnyddwyr. Profi syniadau’n gynnar cyn buddsoddi’n drwm. Gweithio’n agored a dysgu’n gyflym.

Mae gan Gymru enghreifftiau o’r dull hwn eisoes.

Mae’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (nawr Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol Cymru) wedi helpu sefydliadau ledled Cymru i brofi dulliau modern o gyflawni. Mae Awdurdod Cyllid Cymru wedi gweithio’n agored wrth ddatblygu gwasanaethau a pholisi. Mae cynghorau yng Ngwent yn cydweithio i rannu gallu digidol a lleihau dyblygu.

Y sialens nawr yw ehangu.

Mae angen i’r enghreifftiau hyn o arfer da ddod yn “y ffordd rydyn ni’n gwneud pethau yma” os ydym am osgoi syrthio ymhellach ar ei hôl hi.

Mae hyn yn ymwneud ag adeiladu sector cyhoeddus cryfach yng Nghymru

Mae moderneiddio gwasanaethau cyhoeddus yn aml yn cael ei gyflwyno fel her dechnolegol.

Mewn gwirionedd, mae’n her sefydliadol.

Y cyfle mwyaf yw creu’r amodau i dimau weithio’n well gyda:

  • mwy o eglurder ynghylch pwy sy’n gyfrifol
  • timau sy’n gweithio gyda’i gilydd
  • dysgu cyflymach
  • prosesau symlach
  • dealltwriaeth weithredol gryfach
  • defnydd gwell o arian cyhoeddus

Mae’r dull hwn hyd yn oed yn bwysicach pan fo pwysau ariannol.

Mae pob oedi y gellir ei osgoi, pob ateb dros dro, pob proses ddyblyg neu ryngweithio dryslyd yn creu cost rhywle arall yn y system.

Mae gwella sut mae gwasanaethau’n cael eu dylunio a’u darparu yn helpu llywodraeth i ymateb yn gyflymach, lleihau gwastraff ac adeiladu ymddiriedaeth y cyhoedd.

Mae Cymru mewn sefyllfa dda i arwain

Mae gan Gymru fanteision sy’n anodd i systemau mwy eu hail-greu.

Mae’n ddigon bach i gydweithio. Digon bach i brofi dulliau newydd yn gyflym. Digon bach i ddod â pholisi, dylunio a chyflawni ynghyd o amgylch blaenoriaethau cenedlaethol cyffredin.

Mae hynny’n creu potensial gwirioneddol.

Mae gan Lywodraeth newydd Cymru gyfle i adeiladu sector cyhoeddus mwy hyderus, galluog a modern. Un sy’n:

  • dysgu’n barhaus
  • dylunio gwasanaethau o amgylch anghenion go iawn
  • cefnogi staff i wneud eu gwaith gorau
  • gwario arian cyhoeddus yn fwy effeithiol
  • ennill ymddiriedaeth drwy gyflawni

Oherwydd bydd dyfodol gwasanaethau cyhoeddus Cymru yn dibynnu nid yn unig ar beth mae llywodraeth eisiau ei gyflawni, ond ar ba mor effeithiol y gall gyflawni newid yn ymarferol.

Lle syml i ddechrau: treulio amser gyda’r bobl sy’n darparu gwasanaethau o ddydd i ddydd. Gofyn beth sy’n eu harafu, beth maen nhw’n ei ddyblygu, a beth maen nhw wedi rhoi’r gorau i ddisgwyl y bydd yn gwella. Bydd yr atebion fel arfer yn dangos lle mae’r angen mwyaf am drawsnewid.