Ailddyfeisio mecanweithiau cyllido a chyflenwi - Sut i gyrraedd yno

Mae trawsnewid sut mae llywodraeth yn gweithio hefyd yn golygu trawsnewid sut mae’n ariannu ac yn cyflawni gwaith.

Ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru, y model diofyn o hyd yw rhaglenni mawr, amser-gyfyngedig sy’n dibynnu ar achosion busnes aml-gam, lletchwith. Mae’r broses hon yn araf, yn ddrud ac yn seiliedig ar dipyn o ddyfalu. Mae’n gorfodi timau i ymrwymo ymlaen llaw i gynlluniau sefydlog yn hytrach na phrofi rhagdybiaethau peryglus neu ymateb i adborth o’r byd go iawn.

Mae prosiectau bach yn wynebu’r un craffu â rhaglenni mawr, gan ei gwneud hi’n anoddach dechrau’n fach a graddio’r hyn sy’n gweithio. Er mwyn osgoi anhyblygrwydd y rhaglenni mwy hyn, mae Cymru wedi dibynnu fwyfwy ar botiau cyllid grant tymor byr. Er mai nod y rhain yw annog arloesedd, mae’r cronfeydd yn aml yn rhy byr eu hoes i gynnal mentrau llwyddiannus neu cânt eu dargyfeirio i gynnal prosiectau sy’n methu, gan danseilio eu pwrpas gwreiddiol.

O gyfuno hyn â’r setliadau gweithredol o flwyddyn i flwyddyn, nid oes gan sefydliadau syniad clir sut olwg sydd ar eu cyllid cyffredinol. Mae gwelliant parhaus yn cael ei wahardd gan wariant mewn argyfwng a gor-ganolbwyntio ar “newydd” yn lle cynnal yr hyn sy’n bodoli eisoes.

Y canlyniadau? Costau sy’n chwyddo, systemau bregus, a chyflawni aflwyddiannus.

Yn hytrach na thywallt arian i fentrau untro, dylai llywodraeth nesaf Cymru fuddsoddi mewn darpariaeth barhaus, sy’n cael ei gyrru gan ganlyniadau – wedi’i chefnogi gan fodelau ariannu sy’n gwobrwyo sefydlogrwydd, dysgu a gwerth hirdymor.

Dylai llywodraeth nesaf Cymru:

A. Ariannu timau nid prosiectau

Mae gwasanaethau modern angen gofal parhaus, nid prosiectau sy’n dechrau ac yna’n stopio.

Mae cyllido â therfyn amser yn annog meddwl tymor byr ac yn gwobrwyo allbynnau yn hytrach na chanlyniadau. Mae gwasanaethau’n dirywio unwaith y bydd prosiectau’n dod i ben, ac mae’r systemau sy’n weddill yn aml yn mynd yn fregus, yn hen ffasiwn ac yn ddrud i’w cynnal.

Dylai Llywodraeth Cymru fabwysiadu Model Gweithredu Cynnyrch, gan ddisodli cyllid sy’n seiliedig ar brosiectau â thimau cynnyrch traws-swyddogaethol hirhoedlog sy’n berchen ar ganlyniadau cyhoeddus.

Dylai’r timau hyn:

fod yn amlddisgyblaethol, gan gyfuno polisi, gweithrediadau, dylunio, technoleg, cyflawni ac ymchwil defnyddwyr
cael y grym i wneud penderfyniadau gweithredol o fewn eu cyllidebau
gweithio gan ailadrodd a gwella, gyda chylchoedd adborth tynn a lle i wella’n barhaus

Dylai llywodraeth nesaf Cymru a’r Prif Swyddog Digidol newydd ddechrau drwy sefydlu 4 neu 5 tîm cynnyrch effaith uchel yn y flwyddyn gyntaf – gan ganolbwyntio ar gydweithio traws-sector, a datrys problemau cyffredin y mae awdurdodau lleol, y GIG a llywodraeth ganolog yn eu hwynebu.

B. Symleiddio a moderneiddio arferion caffael

Er mwyn cefnogi gwell darpariaeth, mae angen systemau caffael mwy ystwyth, modiwlaidd a chyfeillgar i fusnesau bach a chanolig ar Gymru.

Mae caffael cyfredol yn aml yn tybio y gallwn ragweld y dyfodol, gan gloi’r llywodraeth i mewn i gontractau anhyblyg, hirdymor gyda hyblygrwydd cyfyngedig. Mae hyn yn arafu arloesedd ac yn cynyddu dibyniaeth ar werthwyr mawr sydd wedi’u lleoli y tu allan i Gymru.

Dylai Llywodraeth Cymru:

ailgynllunio polisi a diwylliant caffael i gefnogi contractau llai, sy’n cael eu gyrru gan ganlyniadau
lleihau rhwystrau i gwmnïau bach a chreu lle ar gyfer cyflawni dipyn-yn-dipyn
chwalu caffaeliadau monolithig mawr a lleihau dibyniaeth ar “gyflenwyr strategol”

Dylai hyn gael ei ategu gan God Ymarfer Technoleg, sy’n nodi llinellau coch sy’n:

cyfyngu ar werth a hyd contractau
rhoi terfyn ar estyniadau awtomatig a bwndelu gwasanaethau cysylltiedig
gwneud defnyddio safonau agored a seilwaith cwmwl modern yn ofynnol

Ochr yn ochr â hynny, dylai’r llywodraeth adeiladu gwybodaeth gref am y farchnad i lywio penderfyniadau prynu ac ysgogi cadwyni cyflenwi lleol.

Nid effeithlonrwydd yn unig yw sail caffael craffach. Rhaid adeiladu economi dechnoleg Gymreig sy’n gwasanaethu lles y cyhoedd, yn cynnal sofraniaeth ddigidol, ac yn lleihau’r ddibyniaeth ar werthwyr technoleg mawr echdynnol.

C. Cyflwyno tryloywder radical

Mae ymddiriedaeth y cyhoedd yn y llywodraeth yn dibynnu ar ddeall nid yn unig beth sy’n cael ei gyflwyno, ond sut.

Mae dulliau atebolrwydd traddodiadol fel pwyllgorau’r Senedd, archwiliadau, cwestiynau ac atebion gweinidogol yn bwysig, ond yn aml yn araf ac yn edrych yn ôl. Yn y cyfamser, anaml y mae cyfathrebu o’r brig i lawr fel datganiadau i’r wasg a cherrig milltir yn dangos realiti anhrefnus y ddarpariaeth gyda’r holl iteru ac ailadrodd a gwella.

Dylai Llywodraeth Cymru arwain newid diwylliant tuag at dryloywder radical, lle mae timau’n gweithio’n agored ac yn rhannu gwybodaeth amser real am eu cynnydd, eu meddwl a’u prosesau wrth wneud penderfyniadau.

Mae hynny’n golygu:

cyhoeddi data perfformiad a chyflenwi gwasanaethau yn agored
rhannu sut y llywiwyd penderfyniadau defnyddwyr gan adborth gan ddefnyddwyr
esbonio heriau, cyfaddawdau a dysgu wrth iddynt ddigwydd
cyhoeddi llinellau caffael digidol a thechnoleg yn rheolaidd

Dylai’r newid hwn ddechrau gyda’r timau cynnyrch newydd a chael ei hyrwyddo o’r brig gan y Prif Weinidog, y Gweinidog dros Ddigidol, a Phrif Swyddog Digidol Cymru.

Mae deall sut mae seilwaith mewnol y llywodraeth yn gweithio a gwneud hynny’n weladwy yn hanfodol ar gyfer ailadeiladu hyder y cyhoedd ac atebolrwydd democrataidd.